Tạo giấy tiêu đề

Giấy tiêu đề vẫn chừa chỗ cho nội dung thư

Giấy tiêu đề là khung có thể dùng lại quanh thư từ của bạn. Nó cho biết người gửi trước khi người đọc đến câu đầu tiên, vì vậy chỉ nên có những thông tin thực sự cần thiết: tên tổ chức, cách trả lời đáng tin cậy và dấu hiệu trực quan như logo, chữ viết tắt hoặc màu thương hiệu. Trang cũng cần hoạt động tốt khi in đen trắng hoặc gửi dưới dạng tệp đính kèm email đơn giản.

Hãy đặt tên công ty ở kích thước nổi bật nhất. Một dòng giới thiệu ngắn có thể đặt bên dưới nhưng không nên cạnh tranh với tên. Đặt thông tin thực tế ở dòng hoặc cột nhẹ hơn: email, điện thoại, trang web và địa chỉ bưu chính. Nếu danh sách trở nên chật chội, giữ lại các kênh hữu ích cho tài liệu này và bỏ phần còn lại.

Kích thước giấy quan trọng khi bạn sẽ in chứ không chỉ chia sẻ PDF. A4 được xác định bởi ISO 216 và có kích thước 210 × 297 mm. US Letter có kích thước 8,5 × 11 inch, tức 215,9 × 279,4 mm. Hai khổ gần giống nhau nhưng không thể thay thế: A4 cao hơn và hẹp hơn một chút. Trước khi tinh chỉnh khoảng cách, hãy chọn loại giấy mà người nhận hoặc máy in văn phòng thường dùng.

Giữ phần đầu và chân trang cách xa mép không in được. Nhiều máy in gia đình và văn phòng không in đến rìa giấy, nên logo hoặc địa chỉ đặt sát có thể bị cắt dù hiển thị đẹp trên màn hình. Dùng bản xem trước trực tiếp để kiểm tra sự cân đối: phần đầu phải nhận diện người gửi, còn vùng nội dung phải vẫn là phần lớn nhất của trang.

Trước khi in, hãy đọc lại thông tin liên hệ kỹ như đọc lại lá thư. Tên miền sai, số điện thoại cũ hoặc địa chỉ đã lỗi thời sẽ làm văn phòng phẩm kém hữu ích hơn mỗi lần dùng lại. Trong hộp thoại in, hãy xác nhận đúng khổ giấy đã chọn ở đây. Chọn Lưu dưới dạng PDF khi cần tài liệu cố định để gửi email hoặc lưu trữ. Xuất PNG phù hợp cho bản mô phỏng trực quan, vòng phê duyệt hoặc tài liệu tham chiếu thiết kế.

Việc này khác với mẫu thư. Mẫu thư giúp cấu trúc hoặc viết một thông điệp. Giấy tiêu đề mang cùng một nhận diện người gửi đến nhiều thông điệp, dù nội dung là đề xuất, thư xin việc, thông báo hay ghi chú nội bộ ngắn.