Bộ công cụ tạo mẫu thư

Bước 1 / 3

Viết một lá thư chính thức từ đầu là phần tốn thời gian; còn việc định dạng đúng cách mới thực sự là điều dễ bị bỏ qua. Công cụ này sẽ tự động điền đầy đủ cấu trúc – phần người gửi, phần người nhận, ngày tháng, tiêu đề, lời chào, nội dung chính, phần kết và các tệp đính kèm – cho các loại thư phổ biến nhất, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào nội dung thông điệp. Hãy chọn mẫu phù hợp, dán nội dung vào và xuất tài liệu dưới dạng DOCX, PDF hoặc văn bản thường.

Cách tạo thư

1

Chọn loại thư

Thư công vụ chính thức, thư xin việc, thư từ chức, thư giới thiệu, thư khiếu nại, thư cảm ơn.
2

Điền các biến

Địa chỉ, người nhận, ngày, tiêu đề và các đoạn nội dung chính.
3

Xem lại bản xem trước

Khoảng trắng, cách căn và định dạng chữ khối đều phù hợp với các tiêu chuẩn được chấp nhận (AMA, NMF).
4

Xuất hoặc sao chép

Tải xuống dưới dạng DOCX để sử dụng trong Word, PDF để đính kèm email, hoặc văn bản thông thường cho thư điện tử trực tuyến.

Cấu trúc của một lá thư chính thức

Định dạng bảng chữ khối, căn chỉnh sang trái, không có khoảng trắng giữa các đoạn và chỉ có một dòng trống giữa các phần, là định dạng mặc định hiện đại. Các định dạng cũ hơn như “block đã sửa đổi” và “được căn chỉnh” vẫn còn tồn tại nhưng trông đã lỗi thời.

Thứ tự các mục (định dạng khối)

Địa chỉ người gửi, địa chỉ của bạn, nằm ở góc trên bên trái; không có tên phía trên.
Ngày tháng năm – phải được viết đầy đủ (15 tháng 4 năm 2026, không phải 15/04/26).
Tên và địa chỉ người nhận – mỗi dòng được căn chỉnh sang trái, đặt dưới ngày tháng, với một dòng trống phía trên.
Dòng chủ đề, in đậm, bắt đầu bằng “Re:” hoặc “Subject:”.
Lời chào, “Kính gửi bà Rodriguez” hoặc “Kính gửi quản lý tuyển dụng”, nếu tên không rõ.
Nội dung chính – đối với hầu hết các lá thư, cần gồm ba đoạn: bối cảnh, chi tiết cụ thể và biện pháp hành động.
Dấu ký: “Với tình cảm chân thành nhất,” khi biết tên người gửi; “Với sự trung thực nhất,” khi không biết tên (theo phong cách Anh); “Chân thành nhất,” ở mọi trường hợp khác.
Chữ ký + tên in: Để dành chỗ cho chữ ký tay, cần để bốn dòng trống giữa phần ký tên và phần ghi tên đánh máy.
Các tài liệu đính kèm, “CV, hồ sơ tác phẩm” nằm dưới phần ký tên.

Bảng hướng dẫn mẫu

Loại thư	Độ dài điển hình	Thành phần chính
Thư giới thiệu	1 trang, 3–4 đoạn	Liên kết kinh nghiệm với thông tin tuyển dụng
Từ chức	1 trang, 2–3 đoạn nhỏ	Ngày làm việc cuối cùng, phong cách trình bày rõ ràng và gọn gàng
Gợi ý	1 trang, 3 đoạn	Các câu chuyện cụ thể, không phải tính từ
Đơn khiếu nại chính thức	1 trang, 3–4 đoạn	Các sự kiện kèm ngày tháng và biện pháp khắc phục yêu cầu
Đề xuất kinh doanh	1–2 trang	Phần tóm tắt chính được đặt ở đầu
Danh sách cảm ơn	Ngắn gọn, 1–2 đoạn	Nêu rõ một thời điểm cụ thể

Ngôn ngữ bền vững theo thời gian

Hãy nêu rõ vấn đề ngay từ đầu; đừng che giấu nó dưới những lời chào hỏi thông thường.
Hãy tránh sử dụng những câu như “Hy vọng thư này đến với bạn trong lúc mọi việc đều tốt đẹp” hay “Vào thời điểm sớm nhất có thể”, chúng nghe cũ kỹ và thiếu chân thành.
Sử dụng thì hiện tại cho các sự kiện đang diễn ra, thì quá khứ cho các sự kiện đã xảy ra, và thức điều kiện cho các yêu cầu.
Câu “Vui lòng xem nội dung đính kèm” là đúng nhưng thừa trong email. Trong thư giấy, hãy sử dụng cụm “Đính kèm, bạn sẽ thấy…” hoặc phần chân trang “Enc:”.

Chi tiết thư xin việc

Một lá thư xin việc chất lượng cần nêu rõ vấn đề của nhà tuyển dụng ở đoạn một, kinh nghiệm liên quan của bạn ở đoạn hai và lời kêu gọi hành động cụ thể ở đoạn ba. Dài tối đa một trang. Khi có thể, hãy gửi thư đến người được chỉ định cụ thể; thông tin quản lý tuyển dụng thường được ghi trên LinkedIn hoặc trang nhóm của công ty.

Chi tiết về việc từ chức

Hãy đảm bảo thông tin đúng sự thật. Bao gồm:

Vai trò của bạn và thời hạn báo trước.
Ngày làm việc cuối cùng của bạn (tính từ ngày báo trước).
Một câu ngắn gọn và nhã nhặn để cảm ơn công ty.
Không có khiếu nại nào; hãy để dành những điều đó cho buổi phỏng vấn thôi việc.

Câu hỏi thường gặp

Theo quy ước tiếng Anh Anh Quốc: sử dụng “Yours sincerely” khi bắt đầu bằng tên người (ví dụ: “Dear Ms Brown”); sử dụng “Yours faithfully” khi bắt đầu một cách chung chung (ví dụ: “Dear Sir/Madam”). Ngược lại, tiếng Anh Mỹ sử dụng từ “Sincerely” trong mọi trường hợp và hoàn toàn loại bỏ từ “Faithfully”.

Định dạng DOCX nếu người nhận sẽ chỉnh sửa hoặc in tài liệu; định dạng PDF nếu tài liệu được lưu trữ hoặc chia sẻ bên ngoài (giữ nguyên định dạng trên mọi phần mềm); định dạng văn bản đơn giản để dán vào các cổng thông tin nhân sự hoặc hộp thư điện tử, vì văn bản giàu thường bị biến dạng khi sử dụng các định dạng này.

Cấu trúc chính thức nhưng mang tính ấm áp, thân mật một cách tự nhiên. Hãy sử dụng định dạng khối, đồng thời giữ nội dung thư ngắn gọn và đầy sự trân trọng. Thư từ chức thường tồn tại lâu hơn cả mối quan hệ giữa hai bên, và có thể được đọc lại nhiều năm sau trong quá trình kiểm tra tham chiếu.

Không – thao tác hợp nhất mẫu được thực hiện trực tiếp trong trình duyệt của bạn và không có bất kỳ thông tin nào bạn nhập (bao gồm tên hoặc địa chỉ) được gửi đến máy chủ.

Bộ công cụ tạo mẫu thư

Cách tạo thư

Chọn loại thư

Điền các biến

Xem lại bản xem trước

Xuất hoặc sao chép

Cấu trúc của một lá thư chính thức

Thứ tự các mục (định dạng khối)

Bảng hướng dẫn mẫu

Ngôn ngữ bền vững theo thời gian

Chi tiết thư xin việc

Chi tiết về việc từ chức

Câu hỏi thường gặp

Công cụ liên quan

Công cụ này có phiên bản bằng các ngôn ngữ khác

Bộ công cụ tạo mẫu thư

Cách tạo thư

Chọn loại thư

Điền các biến

Xem lại bản xem trước

Xuất hoặc sao chép

Cấu trúc của một lá thư chính thức

Thứ tự các mục (định dạng khối)

Bảng hướng dẫn mẫu

Ngôn ngữ bền vững theo thời gian

Chi tiết thư xin việc

Chi tiết về việc từ chức

Câu hỏi thường gặp

Công cụ liên quan

Công cụ kiểm tra số seri đẹp

Trình tạo sơ đồ thi đấu

Trình tạo hình tròn Minecraft

Kiểm tra tốc độ nhấp chuột

Trình tạo ô chữ

Kiểm tra tay cầm

Công cụ này có phiên bản bằng các ngôn ngữ khác