Bảng Kanban

Điều gì khiến Kanban hiệu quả

Kanban có ba quy tắc, và gần như mọi điều hữu ích đều bắt nguồn từ việc tuân thủ chúng:

1. Trực quan hóa công việc. Mỗi việc là một thẻ. Không giấu gì trong một tab bảng tính.
2. Giới hạn công việc đang làm. Nếu “Đang làm” đã đầy, bạn không thể bắt đầu thẻ mới, hãy hoàn thành một thẻ trước.
3. Quản lý luồng. Xem lại các thẻ không còn tiến triển, rồi hoàn thành hoặc gỡ vướng trước khi bắt đầu việc mới.

Các cấu hình cột được khuyến nghị

Giới hạn WIP thực sự hữu ích

Giữ cho bảng luôn hữu ích

• Lưu trữ “Hoàn thành” hằng tuần. Cột “Hoàn thành” dài lê thê rất lộn xộn. Lưu trữ vào thứ Sáu hoặc tự động lưu trữ sau 7 ngày.
• Giữ các thẻ có kích thước tương đương. Tránh đặt thẻ “xây dựng hệ thống xác thực” cạnh thẻ “sửa lỗi chính tả ở chân trang”. Hãy chia nhỏ các thẻ lớn.
• Dùng nhãn có chừng mực. 3–5 nhãn. Nhiều hơn thế, nhãn trở thành nhiễu.
• Rà soát hằng tuần. Xem những thẻ đã “Đang làm” hơn một tuần, chúng thường cho thấy một trở ngại chưa ai báo cáo.

Những sai lầm thường gặp

• Thêm cột cho đến khi có mười hai cột. Thêm cột hiếm khi giúp ích; chúng chỉ tạo thêm gánh nặng chuyển đổi ngữ cảnh.
• Phớt lờ giới hạn WIP. Nếu bạn luôn vượt giới hạn, hãy nâng giới hạn một cách chính thức (dấu hiệu của thay đổi thực sự) hoặc thực sự hoàn thành công việc trước khi bắt đầu việc mới.
• Kéo thẻ sang phải mà công việc không thực sự tiến triển. Một thẻ ở “Hoàn thành” nhưng chưa thực sự xong là lời nói dối mà cả nhóm tự nhủ với chính mình.
• Dùng Kanban như nhật ký cá nhân. Xóa những thẻ đã cũ. Một danh sách tồn đọng 400 mục mà bạn sẽ không bao giờ đụng tới là bức tường xấu hổ làm nhụt chí.