Tạo số hóa đơn

Mỗi số gồm tối đa bốn phần, được viết theo thứ tự này và nối với nhau bằng ký tự phân cách bạn chọn:

1. Tiền tố: nhãn ngắn cho loại chứng từ hoặc doanh nghiệp, ví dụ HD. Để trống nếu không cần.
2. Phần ngày tháng: năm (2026), năm và tháng (202603), năm viết tắt (26) hoặc không có. Ngày được lấy từ ngày bạn chọn, hoặc từ hôm nay nếu bạn để trống.
3. Số thứ tự: số bắt đầu cộng thêm một sau mỗi bước, được đệm số 0 bên trái cho đủ độ rộng bạn đặt.
4. Hậu tố: nhãn tùy chọn ở cuối, chẳng hạn mã chi nhánh hoặc mã nhóm.

Phần trống được bỏ đi cùng với ký tự phân cách của nó, nên HD-0001 vẫn gọn gàng khi bạn tắt phần ngày tháng.

Ví dụ

Số 0 đệm không bao giờ cắt bớt số: với 4 chữ số, sau 9999 là 10000.

Thói quen tốt khi đánh số liên tiếp

• Bảo đảm mỗi số hóa đơn là duy nhất. Không bao giờ dùng cùng một số cho hai hóa đơn.
• Giữ các số theo đúng thứ tự và tránh những khoảng trống mà bạn không giải thích được. Nếu một hóa đơn bị hủy, hãy giữ lại số đó trong hồ sơ thay vì dùng lại.
• Chọn một định dạng và giữ nguyên, để sau này tìm hóa đơn nhanh chóng.
• Để số thứ tự đủ rộng cho toàn bộ hóa đơn trong một năm, giúp các số được sắp xếp đúng trong danh sách và bảng tính.
• Quy định về hóa đơn khác nhau giữa các quốc gia và loại hình kinh doanh. Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử có số hóa đơn tăng liên tục theo thứ tự thời gian và theo quy định của cơ quan thuế, nên hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho bạn trước khi chốt cách đánh số.