Bộ tạo hóa đơn

Những yếu tố cần có trong mọi hóa đơn

Xử lý thuế

• Giá đã bao gồm thuế (phổ biến ở EU và Vương quốc Anh): giá của mỗi mục đã bao gồm thuế GTGT; hóa đơn sẽ tách riêng phần thuế đó.
• Giá chưa bao gồm thuế (phổ biến ở Mỹ): mỗi mục là giá thuần; thuế được cộng vào dòng tổng phụ.
• Nhiều mức thuế suất (ví dụ ở Anh: mức tiêu chuẩn 20%, mức giảm 5%, mức 0%) có thể áp dụng cho từng dòng.
• Cơ chế nộp thuế ngược (reverse charge): với dịch vụ B2B xuyên biên giới trong EU, nghĩa vụ nộp thuế GTGT chuyển sang người mua; hóa đơn của bạn phải ghi rõ “Áp dụng cơ chế nộp thuế GTGT ngược” và không nêu dòng thuế GTGT.

Đánh số và tuân thủ

Số hóa đơn phải liên tục theo thứ tự và duy nhất. Hầu hết các khu vực pháp lý cấm bỏ trống số (không được bỏ qua một số hóa đơn), ngay cả khi bản nháp chưa từng được gửi đi. Công cụ tự động tăng số và cảnh báo khi bạn cố trùng một số.

Một số quốc gia (Ý, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha và một số khu vực ở Mỹ Latinh) yêu cầu báo cáo hóa đơn cho cơ quan thuế theo thời gian thực (hóa đơn điện tử, SdI, SII). Công cụ này không gửi dữ liệu đến các cổng đó; nếu áp dụng với bạn, hãy dùng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng.

Các lỗi thường gặp

• Dùng lại số hóa đơn. Khi hủy một hóa đơn, hãy phát hành giấy báo có (hóa đơn điều chỉnh giảm) tham chiếu đến nó; không dùng lại số đó.
• Thiếu số đăng ký thuế GTGT/GST. Nếu không có số này, người mua thường không thể khấu trừ hoặc hoàn thuế.
• Mô tả mơ hồ. Cụm “Tư vấn (tháng Năm)” không đáp ứng yêu cầu “mô tả hàng hóa/dịch vụ” ở hầu hết các khu vực pháp lý. Hãy nêu ngày, giờ hoặc mã dự án.
• Sai ký hiệu tiền tệ hoặc dấu phân tách thập phân. 1,200.00 ở Mỹ nghĩa là một nghìn hai trăm (dấu phẩy là dấu phân tách hàng nghìn), nhưng ở nhiều nước EU lại được đọc là 1,2 (dấu phẩy là dấu thập phân). Để tránh nhầm lẫn, hãy theo quy ước địa phương hoặc ghi số tiền bằng chữ.