Trình tạo chữ ký email

Vì sao dùng HTML dạng bảng?

Các ứng dụng email diễn giải HTML không giống nhau. Outlook dùng công cụ kết xuất của Word, vốn bỏ qua phần lớn CSS hiện đại (không có flexbox, không có grid, box-shadow hạn chế). Bố cục dạng bảng với kiểu inline là mẫu duy nhất mà mọi ứng dụng lớn hiển thị theo cách có thể đoán trước. Trình tạo chỉ viết đúng kiểu giới hạn đó, nên chữ ký trông giống nhau trên Gmail, Outlook desktop, Outlook web, Apple Mail và iOS Mail.

Trình tạo tạo ra gì

Kết quả là một bảng đơn giản: tên bạn in đậm ở dòng đầu, chức danh hoặc công ty bên dưới, và thông tin liên hệ ở dòng cuối cùng, ngăn cách bằng dấu gạch dọc:

<table cellpadding="0" cellspacing="0" style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 14px; color: #111827;">
  <tr><td style="font-weight: 700; font-size: 16px;">Alex Rivera</td></tr>
  <tr><td>Lead Designer</td></tr>
  <tr><td style="padding-top: 8px;">alex@example.com | +34 600 000 000 | example.com</td></tr>
</table>

Trường để trống sẽ được bỏ qua, nên chữ ký chỉ gồm tên và email vẫn rất gọn.

Nên có gì trong chữ ký

Bắt buộc:

• Tên đầy đủ.
• Chức danh hoặc vai trò.
• Tên công ty.
• Thông tin liên hệ trực tiếp (email hoặc số điện thoại).

Bổ sung hữu ích:

• Đường dẫn LinkedIn hoặc liên kết website cá nhân.
• Số điện thoại cho các vai trò tiếp xúc với khách hàng.

Tránh:

• Những câu trích dẫn truyền cảm hứng quá dài.
• GIF động (nhiều ứng dụng loại bỏ hiệu ứng động).
• Ảnh lớn (làm email tải chậm và bị đánh dấu là “nặng”).
• Dòng miễn trừ “bảo mật” dài hơn 2-3 dòng trừ khi pháp luật yêu cầu.
• Một dãy biểu tượng mạng xã hội cho mọi nền tảng bạn từng đăng ký.

Thêm ảnh hoặc logo sau đó

Trình tạo chỉ tạo văn bản. Muốn thêm ảnh hoặc logo, hãy dán mã HTML vừa tạo vào trình chỉnh sửa chữ ký của ứng dụng email và dùng công cụ hình ảnh của nó, hoặc sửa mã HTML để thêm thẻ img trỏ tới một hình ảnh được lưu trữ. Hình ảnh phải nằm trên một URL truy cập công khai:

• CDN công ty: tốt nhất cho chữ ký kinh doanh; bộ phận IT của bạn có thể lưu trữ dưới tên miền thương hiệu.
• Dịch vụ lưu trữ ảnh miễn phí (imgur, gói miễn phí Cloudinary): nhanh và miễn phí; nhưng có rủi ro dịch vụ ngừng hoạt động.
• Nhúng Base64: tránh phải lưu trữ nhưng làm mỗi email nặng thêm 20-50 KB và một số cấu hình Outlook sẽ loại bỏ nó.

Giữ ảnh nhỏ: dưới 20 KB, vuông, 120x120 hoặc nhỏ hơn.

Những điều đặc thù của Outlook

• Chiều rộng: giữ dưới 600px; chữ ký rộng hơn sẽ bị cắt trong khung xem trước.
• Phông chữ: dùng Arial, Helvetica, Georgia, Verdana, hoặc một dãy phông như font-family: "Segoe UI", Arial, sans-serif;.
• Màu sắc: tránh màu #000 nguyên chất; #333 hoặc #444 hiển thị tốt hơn trên Outlook chế độ tối.
• Không dùng biến CSS, flex, grid hoặc SVG làm thành phần chính.

Dòng miễn trừ pháp lý

Một số khu vực pháp lý (Companies Act 2006 của Vương quốc Anh, yêu cầu của EU đối với một số tổ chức) yêu cầu ghi tên công ty đã đăng ký, mã số và địa chỉ trong email kinh doanh. Hãy tự thêm thông tin bắt buộc, vào trường chức danh và công ty hoặc sửa mã HTML sau khi tạo, đồng thời hỏi bộ phận pháp lý xem thị trường của bạn có yêu cầu hay không.